Display Setup Requirements

Four booth sizes are available. There are limited numbers for each size:

• • 2 feet deep by 6 feet wide at a cost of $150
  • 6 feet by 8 feet corner at a cost of 200
  • 2 feet deep by 8 feet wide at a cost of $200
  • 4 feet deep by 8 feet wide at a cost of $215

Grids, one chair, and one receipt book will be provided for each participant. To maintain a consistent and professional appearance throughout the show, exhibitors are required to use black draping (ex: landscape fabric) for their booths, including black tablecloths if they have a table. Please note that only one electrical outlet will be available per booth.

Conditions of Entry

1. Once accepted, applicants must become Arteast members if they aren’t already.
2. Artists may not share booths.
3. Artists may only exhibit in their approved medium and style. For example, an artist accepted for oil painting may not display or sell jewelry or other types of artwork.
4. Artwork on display must be for sale.
5. 2D artwork to be hung on the grids provided by organisers (all mediums):
   • All artwork must be original creations or prints of the artist’s original work and ready to hang according to Arteast’s hanging guidelines.
   • Canvases and wall panels that are less than 1.5” thick must be framed.
   • Unframed gallery-wrapped canvases must have painted edges.
   • Prints hanging on the grids must be mounted on a board or framed.
   • Artwork must be priced fairly. The minimum price is $0.80 per square inch. Underpricing is discouraged.
   • Unframed original artworks in plastic sleeves can be displayed in a magazine rack. The artist must provide the magazine rack, and it must stay within the booth space.
6. Jewellery
   • Only 1-2 jewellers will be considered.
   • Jewellery must be original designs within an art jewellery style or cultural tradition. Pieces must be one of a kind.
   • At least 75% of each piece must be handcrafted by the artist. Chains and ear-wires are excluded from this percentage, though handmade chains are encouraged.
7. Pottery, Sculpture, and Glass Art
   • Artwork must be original, hand-built, wheel-thrown, cast, or sculpted by the artist.
   • Works must be fine art in nature, emphasizing creative design and artistic intent rather than functional craft production.
   • Functional pottery or glass is acceptable only if it demonstrates strong artistic merit, design, and presentation consistent with a fine art context.
   • All pieces must be original and one of a kind.
   • Limited mold reproductions will be permitted.
8. Secondary Products

• Artists may sell unframed prints in magazine racks as long as they are matted and in plastic sleeves. The artist must provide the magazine rack, and it must stay within the booth space.
• Cards may not occupy more than ¼ of the wall space. There is no limit for cards on tables provided by the artist.
• No art merchandise such as coasters, calendars, keychains, leggings, etc. will be permitted

Volunteer Commitment

1. Each participating artist must contribute approximately 2.5 hours of volunteer time to help with the show.  The application form includes a list of volunteer tasks; artists must select their preferred roles.  More than one task must be selected. Tasks include:

• Set up the room, including grids
• Social media, experience required
• Set up and take down of lawn signs
• Take down of grids, pick up tape and electrical cords and chair

2. A $30 volunteer deposit will be added to the booth fee and will be refunded after the show once the assigned volunteer task is completed.

3. All artists are also expected to help promote the show through social media and/or by distributing postcards. These activities do not count toward the 2.5-hour volunteer requirement.

4. Lawn Sign Gas Stipend:  Artists who volunteer to set up and take down lawn signs will receive a gas allowance:

• $10 for trip less than 50 km
• $15 for trips between 51–100 km
• $20 for trips between 101–150 km

5. A $30 gas stipend for loading and unloading grids will be provided.

Additional Information

1. Art sales will be processed through a central cash. Arteast will retain an 8% commission, which includes Point of Sale processing fees.
2. Cheques will be sent to artists shortly after the end of the show.
3. The show will be promoted through social media, local newspapers, radio and numerous signs.

Preparing Your Application

1. To be considered, artists will be required to submit:

• A short biography written in the third person.
• Images – 6 images for 2D artwork:
  • • Four images of your artwork that represent the type of work you plan to exhibit. It is best if the submitted images reflect a consistent style/subject matter.
    • In addition, for wall-hanging art: two additional photos are required, showing the back and edges of the artwork (to demonstrate hanging hardware and finished edges).

2. For each image the following information will be required: artist name, artwork title, medium, size, and price.

3. Images must be at least 1200 pixels on the long side and no larger than 2 MB. High-quality images are important for the independent selection process. In addition, for wall-hanging art: two additional photos are required, showing the back and edges of the artwork (to demonstrate hanging hardware and finished edges).

4. Applications will be reviewed by an independent member of the art community in early February. Artists will be notified of the results in the third week of February. A waitlist will be created in case an accepted artist withdraws.

5. Artists who are accepted must pay their booth fee and volunteer deposit at the time of acceptance. Payment details will be provided to artists in the acceptance emails.

Refund and Withdrawal Policy

1. Withdraw before March 10: 100% refund.
2. Withdraw between March 11 – March 21: 85% refund.
3. Withdraw between March 22 – March 29: 50% refund.
4. Withdraw after March 30: no refund, unless a replacement artist (meeting show standards) can be found. In that case, the refund will be 25%.
5. Volunteer fee refunds depend on whether another volunteer can be found or if the task has already been completed.

Exigences pour l’installation des présentoirs

Quatre formats de kiosques sont offerts.  Le nombre de kiosques disponibles pour chaque format est limité:

• • 2 pieds de profondeur sur 6 pieds de largeur – 150 $
  • Coin de 6 pieds sur 8 pieds – 200 $
  • 2 pieds de profondeur sur 8 pieds de largeur – 200 $
  • 4 pieds de profondeur sur 8 pieds de largeur – 215 $

Les grilles, une chaise et un carnet de reçus seront fournis à chaque participant.  Afin de préserver une apparence uniforme et professionnelle durant l’exposition, les exposants doivent utiliser un tissu noir (ex. : toile de paysage) pour la draperie de leur kiosque, ainsi qu’une nappe noire si ils ont une table.  Veuillez noter qu’une seule prise électrique sera disponible par kiosque.

Les conditions de participation

1. Une fois acceptés, les candidats doivent devenir membres d’Arteast s’ils ne le sont pas déjà.
2. Le partage de kiosque n’est pas permis.
3. Les artistes doivent exposer uniquement dans le médium et le style pour lequels ils ont été sélectionnés.  Par exemple, un artist accepté pour la peinture à l’huile ne peut pas exposer ni vendre de bjoux ou d’autres types d’oeuvres.
4. Toutes les oeuvres exposées doivent être à vendre.
5. Les oeuvres murales (2D) doivent être accrochées aux grilles fournies par les organisateurs.
   • Toutes les oeuvres doivent être originales et prêtes à accrocher, conformément aux directives d’accrochage d’Arteast.
   • Les toiles et panneaux de moins de 1,5 po d’épaisseur doivent être encadrés.
   • Les toiles “galerie” doivent avoir les bords peints.
   • Les impressions exposées sur les grilles doivent être encadrées ou montées.
   • Les oeuvres doivent être raisonnablement tarifées : le prix minimum est de 0,80 $ par pouce carré.  Les prix trop bas sont à éviter.
   • Les oeuvres non encadrées, sous pochette plastique, peuvent être placées dans un présentoir à magazine fourni par l’artiste et restant à l’intérieur du kiosque.
6. Bijoux
   • Il est possible qu’un ou deux bijoutiers soit accepté.
   • Les bijoux doivent être des créations originales dans un style artistique ou selon une tradition culturelle.  Chaque pièce doit être unique.
   • Au moins 75 % de chaque pièce doit être fabriquée à la main par l’artiste (les chaînes et boucles d’oreilles sont exclus de ce calcul, mais les chaînes artisanales sont encouragées).
7. Poterie, sculpture et art fait avec verre
   • Les oeuvres doivent être originales, faites à la main, tournées, coulées ou sculptées par l’artiste.
   • Elles doivent être de nature artistique, mettant en valeur le design créatif et l’intention artistique, plutôt qu’une production artisanale fonctionnelle.
   • Les pièces utilitaires sont accpetées seulement si elles démontrent un haut mérite artistique et une présentation soignée.
   • Toutes les pièes doivent être originales et uniques.
   • Les reproductions à partir de moules sont permises en nombre limité.
8. Produits secondaires

• Les artistes peuvent vendre des impressions non encadrées, à condition qu’elles soit mattées et sous pochette plastique, présentées dans un présentoir à magazine fourni par l’artiste et restant à l’intérieur du kiosque.
• Les cartes ne doivent pas occuper plus du quart de l’espace mural.  Il n’y a pas de limite pour les cartes disposées sur une table fournie par l’artiste.
• Aucun article dérivé, tel que sous-verres, calendriers, porte-clés, leggings, etc., ne sera permis.

Engagement bénévole

1. Chaque artiste participant doit consacrer environ 2,5 heures de bénévolat pour aider à l’organisation de l’exposition.  Le formulaire d’inscription comporte une liste de tâches parmi lesquelles l’artiste doit choisir ses préférences (plus d’une tâche).  Exemples de tâches:

• Installation de la salle et des grilles
• Média sociaux (expérience requise)
• Installation et retrait des enseignes sur pelouse
• Démontage, ramassage des ruban adhésifs, câcles électriques et chaises

2. Une dépôt de bénévolat de 30 $ sera ajouté aux frais de kiosque et remboursé après l’exposition, une fois la tâche accomplie.

3. Tous les artistes doivent également promouvoir l’exposition via les médias sociaux et/ou en distribuant des cartes postales – ces activités ne comptent pas dans les 2,5 heures de bénévolat.

4. Allocation d’essence pour les enseignes sur pelouse:  Les artistes qui se portent volontaires pour installer et démonter les pancartes sur les pelouses recevront une allocation.

• 10 $ pour les trajets de moins de 50 km
• 15 $ pour les trajets entre 51 et 100 km
• 20 $ pour les trajets entre 101 et 151 km

5. L’allocation d’essence pour le chargement et le déchargement des grilles est de 30 $.

Renseignement supplémentaires

1. Les ventes d’oeuvres seront gérées par une caisse centrale.  Arteast retiendra une commission de 8 %, incluant les frais Square.
2. Les chèques seront envoyés aux artistes peu de temps après l’exposition.
3. L’exposition sera promue sur les médias sociaux, dans les journaux locaux, à la radio et à l’aide de nombreuses affiches.

Préparation de la demande 

1. Pour être considéré, chaque artiste doit soumettre:

• Une courte biographie rédigée à la troisième personne.
• 6 images pour les oeuvres 2D:
  • • Quatres images représentant le type d’oeuvres que vous souhaitez exposer, idéalement dans un style ou sujet cohérent.
    • Deux photos supplémentaires montrant l’arrière et les bords de l’oeuvre (pour démontrer le système d’accrochage et les finitions).

2. Chaque image doit indiquer: nom de l’artiste, titre, médium, dimension et prix.

3. Les images doivent avoir une résolution d’au moins 1200 pixels sur le côté long et une taille maximale de 2 Mo.  Des images de haute qualité sont essentielles pour le processus de sélection.

4. Les candidatures seront évaluées au début février par un membre indépendant de la communauté artistique.  Les artistes seront avisés des résultats vers la troisième semaine de février.  Une liste d’attente sera créée si un artiste accepté se retire.

5. Les artistes retenus devront payer leurs frais de kiosque et dépôt de bénévolat au moment de l’acceptation.  Les détails de paiement seront fournis dans le courriel d’acceptation.

Politique de remboursement et de retrait

1. Retrait avant le 10 mars: remboursement à 100% .
2. Retrait entre le 11 et le 21 mars: remboursement à 85%.
3. Retrait entre le 22 et le 29 mars: remboursement à 50%.
4. Retrait après le 30 mars: aucun remboursement, sauf si un artiste de remplacement (répiondant aux critères de l’exposition) est trouvé – dans ce cas, remboursement de 25%.
5. Le remboursement du dépôt de bénévolat déprendra de la possibilité de remplacer le bénévole ou de la réalisation de la tâche.