Attendees:

Eleanor Hodges, Kerstin Peters, Claire Ousley, Mary Ann Varley, Doreen Dyet, Christine Godin, Rashmi Rekha Gupta, Susan Tudin, Danielle Beaulieu, Irene Hay, Rachel Lapalme, Lise Guidon, Lucie Olson, Josie De Meo, Beata Jakubek, Istvan Jobst, Josée Bourassa, Lynne Alsford, Denise Lachance, Mike Philips, Christel Le Petit, John Turner, Willy Kim, Bernard Aubin, Jacinta Aungier, Clarisse Cheseaux, Luciano Daniele, Renee Gagne, Mike Hendley, Jephte Jean-Joseph, Marie Lanoue, Manon Lechasseur, Maureen Mitchell, Stephanie Moscrip, Carmen Porter, Pira, Urosevic, Jeanne Vaillancourt, Dorothy Zorn.

1- Call to order and Welcome – by President Josée Bourassa  at 7:00 pm

Josée welcomed the participants and called the meeting to order. Irene Hay confirmed that quorum (20) had been met. Participants were referred to the supporting documents sent to all members with the notice of the Annual General Meeting sent out February 6th.  Josée also explained the Zoom meeting and voting procedures.

2- Approval of Agenda

Motion to approve the agenda as presented was made by Josie De Meo and seconded by Doreen Dyet. All participants were in favour. Carried unanimously.

3- Approval of the February 28, 2024, Annual General Meeting Minutes

Lynne Alsford  wished to have Mike Phillips added to the list of attendees for the 2024 AGM. Motion to approve the minutes as amended was made by Mary Ann Varley and seconded by Luciano Daniele.

Carried unanimously.

4- President’s Annual Report

Josée referred members to her written report which gave full details on the past year’s activities. Josée thanked the vibrant contingent of volunteers who made the activities possible.  She also mentioned that this year is the 35th anniversary of Arteast.

5- Treasurer’s Report
Josée tabled the Unaudited Financial Statements for the year ending December 31, 2024, prepared by Andrews and Co.. Josée then presented the 2025 projected budget approved by the Board.

Motion to approve the Financial Statements as presented was made by Bernard Aubin and seconded by Marie Lanoue.  Of the 30 participants, 29 (97%) were in favour, and 1 (3%) abstained. Carried.

6- Increase in Annual Membership Fees to $40

Josée outlined the reasons that an increase in fees from $35 to $40 was recommended (increased costs due to inflation in operating expenses and the website), and that the fees have not increased in 5 years.  Motion to approve the increase in fees was made by Rachel Lapalme and seconded by Bernard Aubin. 

Of the 33 participants, 27 (82%) approved, 4 (12%) opposed and 2 (6%) abstained.  Carried.

7- Nominations and Election of Directors 

Josée introduced and provided some background information on the nominees: 

Rachel Lapalme (nominated for Treasurer), Danielle Beaulieu (nominated for Director), and Christel Le Petit (Director).

Motion to approve the nominees as Members of the Board of Directors for a two-year term (2025-2027) was made by Rashmi Rekha Guptaand seconded by Christel Le Petit.

Of the 34 participants, 31 (91%) were in favour, 0% opposed and3 (9%) abstained: Carried.

8- Installation of the 2025-2026 Board of Directors

Josée introduced the new Board of Directors for 2025-2026.

President: Josée Bourassa (First term – Second year)

Vice-President : Rashmi Gupta (Second Term – Second year)

Vice-President: Sue Daugherty (Second Term – Second year)

Treasurer: Rachel Lapalme (Third Term – First year)

Secretary: Irene Hay (First Term – Second Year)

Past-President: Cheryl Mattice (Customary – Second year)

Director: vacant

Director: Danielle Beaulieu (First Term – First Year) 

Director: Christel le Petit (First Term – First year)

Josée thanked the returning Board members and the outgoing Board members.  She stated she is looking forward to work with the remaining members of the Board as well as the new members.  Josée then asked if there was any further business from the floor, which there was not.

9- Adjournment

The meeting was adjourned by Josée at 7:15 p.m.

It was followed by the Grow With Art presentation featuring Tim Packer.

For further information, contact the President here.

Participants :

Eleanor Hodges, Kerstin Peters, Claire Ousley, Mary Ann Varley, Doreen Dyet, Christine Godin, Rashmi Rekha Gupta, Susan Tudin, Danielle Beaulieu, Irene Hay, Rachel Lapalme, Lise Guidon, Lucie Olson, Josie De Meo, Beata Jakubek, Istvan Jobst, Josée Bourassa, Lynne Alsford, Denise Lachance, Mike Philips, Christel Le Petit, John Turner, Willy Kim, Bernard Aubin, Jacinta Aungier, Clarisse Cheseaux, Luciano Daniele, Renee Gagne, Mike Hendley, Jephte Jean-Joseph, Marie Lanoue, Manon Lechasseur, Maureen Mitchell, Stephanie Moscrip, Carmen Porter, Pira, Urosevic, Jeanne Vaillancourt, Dorothy Zorn.

1- Ouverture de la réunion et mot de bienvenue – par la présidente Josée Bourassa à 19h00

Josée souhaite la bienvenue aux participants et ouvre la séance. Irene Hay confirme que le quorum (20) est atteint. Les participants sont invités à consulter les documents d’appui envoyés à tous les membres avec l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle envoyé le 6 février.  Josée explique également les procédures de vote et de réunion Zoom.

2- Approbation de l’ordre du jour

Josie De Meo propose d’approuver l’ordre du jour tel qu’il est présenté, ce qui est appuyé par Doreen Dyet. Tous les participants sont d’accord. La motion est adoptée à l’unanimité.

3- Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 28 février 2024

Lynne Alsford souhaite que Mike Phillips soit ajouté à la liste des participants à l’AGA de 2024. Mary Ann Varley, appuyée par Luciano Daniele, propose d’approuver le procès-verbal tel que modifié.

La motion est adoptée à l’unanimité.

4- Rapport annuel de la présidente

Josée renvoie les membres à son rapport écrit qui donne tous les détails sur les activités de l’année écoulée. Josée a remercié le contingent dynamique de bénévoles qui ont rendu les activités possibles.  Elle mentionne également que cette année marque le 35e anniversaire d’Arteast.

5- Rapport de la trésorière 

Josée présente les états financiers non vérifiés pour l’année se terminant le 31 décembre 2024, préparés par Andrews and Co. Josée présente ensuite le budget prévisionnel 2025 approuvé par le conseil d’administration.

Bernard Aubin, appuyé par Marie Lanoue, propose d’approuver les états financiers tels que présentés.  Sur les 30 participants, 29 (97%) sont en faveur et 1 (3%) s’est abstenu. Cette motion a été adoptée.

6- Augmentation de la cotisation annuelle à 40$

Josée explique les raisons pour lesquelles il est recommandé d’augmenter la cotisation de 35$ à 40$ (augmentation des coûts en raison de l’inflation des dépenses de fonctionnement et du site Web), et que la cotisation n’a pas augmenté depuis cinq ans.  Rachel Lapalme, appuyée par Bernard Aubin, propose d’approuver l’augmentation des frais. 

Sur les 33 participants, 27 (82%) ont approuvé, 4 (12%) se sont opposés et 2 (6%) se sont abstenus.  Cette motion a été adoptée.

7- Nominations et élection des administrateurs 

Josée présente les candidats et donne quelques informations sur leur parcours : 

Rachel Lapalme (nommée trésorière), Danielle Beaulieu (nommée directrice) et Christel Le Petit (directrice).

Rashmi Rekha Gupta, appuyée par Christel Le Petit, propose d’approuver les candidats comme membres du conseil d’administration pour un mandat de deux ans (2025-2027).

Sur les 34 participants, 31 (91%) se sont prononcés en faveur de la proposition, 0% s’y est opposé et 3 (9%) se sont abstenus : Cette motion a été adoptée.

8- Mise en place du conseil d’administration 2025-2026

Josée présente le nouveau conseil d’administration pour 2025-2026.

Présidente : Josée Bourassa (Premier mandat – Deuxième année)

Vice-présidente : Rashmi Gupta (Deuxième mandat – Deuxième année)

Vice-présidente : Sue Daugherty (deuxième mandat – deuxième année)

Trésorière : Rachel Lapalme (troisième mandat – première année)

Secrétaire : Irene Hay (premier mandat – deuxième année)

Présidente sortante : Cheryl Mattice (de coutume – Deuxième année)

Directeur : vacant

Directrice : Danielle Beaulieu (premier mandat – première année) 

Directrice : Christel le Petit (premier mandat – première année)

Josée a remercié les membres du conseil d’administration qui reviennent et les membres du conseil d’administration qui partent.  Elle a déclaré qu’elle se réjouissait de travailler avec les membres restants du conseil d’administration ainsi qu’avec les nouveaux membres.  Josée demande ensuite s’il y a d’autres questions à traiter, ce qui n’est pas le cas.

9- Levée de la séance

La séance est levée par Josée à 19h15.

Elle a été suivie par la présentation Grandir avec l’art de Tim Packer.

Pour plus d’informations, contactez le Président ici.