Important Information for Participating Artists

Key Dates to remember:

• Call for Artists/Registration Open: May 14, 2025

• Call for Artists/Registration Close: June 11, 2025

• Participants pick up their lawn signs and pose for group photo at the Shenkman Arts Centre
  (back entrance – lower level): Aug. 25, 2025, between 6:30 and 7:00 pm

• Participants put out Arteast Studio Tour signs: No earlier than Sept. 2

• Participants open their studio to the public: Sept. 6 and 7, 2025 (from 10:00am to 4:00pm)

• Participants remove their signs: No later than end of day on Sept. 9, 2025

• Participants return/drop off the lawn signs at Dymon Storage located at 4338 Innes Road, Orléans:  Sept. 10, 2025, between 6:00 and 7:00 pm

• Maximum number of participants: 30 (no waiting list)

  IMPORTANT NOTE:  Participants will be required to sign a liability waiver form.  Please read the Rules carefully.

If you have any questions contact the Studio Tour team.

Rules Specific to this Event

Please read the Rules carefully to ensure you are able to meet the requirements for participation.
If you have any questions contact the Studio Tour team.

Eligibility and Instructions

Open to all Arteast members in good standing.

Participants must sign a Studio Tour Waiver of Liability to renounce any liability on the part of Arteast Ottawa, its Board of Directors and volunteers. 

The Studio Tour Waiver form will be sent to participants automatically upon the submission of the registration form.

In order to be confirmed as a participant in the Studio Tour, BOTH the Studio Tour Waiver of Liability AND the registration fee must be received by Arteast within three (3) days of registration.

Art

Must be original in content, not produced under instruction, and participants must respect the provisions of the Copyright Act. Fine art reproductions (prints, giclées, etc.) and art cards may be displayed and sold. 

Participants must be prepared to demonstrate their artistic process during the Studio Tour.

One (1) electronic image of one (1) of your artworks that you intend to show during the Studio Tour must be provided at time of registration. Please refer to the Arteast Ottawa image guidelines here.  

IMPORTANT NOTE:  To ensure the best and clearest view of your artwork, please photograph it without varnish, frame, matting or glass.

Arteast Ottawa might use the image of your artwork submitted with your registration for promotional purposes. The use of such will not be subject to copyright or other legislation.

Signage

Arteast will allocate to each studio location a minimum of four (4) officially designated Arteast Ottawa Fine Arts Studio Tour lawn signs (tour signs).  Additional tour signs will be available for studios that need more than four.

Participants must pick up their tour signs on Monday, August 25, 2025, between 6:30 p.m. and 7:00 p.m. at the Shenkman Arts Centre located at 245 Centrum Blvd., Orléans (back entrance, lower level).

Participants must use and display only Arteast Ottawa Fine Arts Studio Tour signs to direct visitors. 

Participants must display their tour signs no earlier than Sept. 2.

Participants must remove their tour signs no later than end of day on Sept. 9, 2025.

Participants must return/drop off the tour signs at the Dymon Storage located at 4338 Innes Rd, Orleans, on Sept. 10, 2025, between 6:00 and 7:00 pm.

Fees and Sales

A non-refundable entry fee of $70 is payable at time of registration. Payment can be made by eTransfer or by PayPal.

Participants are responsible for processing all sales of their artworks.

Sales will not be subject to an Arteast commission fee. 

List of Participating Artists

The List of Participating Artists will include the participant’s name, address, your medium and one social media link such as your website (must be secure – HTTPS), Facebook page, Instagram or other if you have any.

Participants are responsible for printing and distributing copies of the Studio Tour List of Participating Artists created by Arteast, if desired. 

Participants who are active on social media are welcome to promote the Studio Tour on their respective platforms.

Miscellanous

Participants must be present at all times for visitors during the tour hours.

Participants must ensure that their set up is done and ready prior to the tour opening on Saturday at 10 am. All artworks, except for items sold, must remain on display during the entirety of the tour hours.

Participants may share their studio space with one or more Arteast members in good standing, and those other members will also have to register and pay the registration fee.

Arteast reserves the right to refuse participation or future participation if guidelines are not followed.

Studio Tour Team

Lynne Alsford
Josie De Meo
Jeff Jorgensen

Informations importantes pour les artistes participants

Dates importantes à retenir:

• Ouverture Appel aux Artistes/Inscription : le 14 mai 2025

• Fermeture Appel aux Artistes/Inscription : le 11 juin 2025

• Ramassage des enseignes et photo de groupe au Centre des Arts Shenkman (entrée à l’arrière, niveau inférieur) : le  25 août 2025 entre 18h30 et 19h00

• Participants installent leurs enseignes : Ne doivent pas être installer avant le 2 sept. 2025 
• Participants ouvrent leurs portes aux publics : le 6 et le 7 sept. 2025 de 10h00 à 16h00
• Participants retirent leurs enseignes : Au plus tard en fin de journée du 9 sept. 2025
• Participants retournent/rapportent les enseignes chez Entrepôt Dymon situé au 4338 chemin Innes, Orléans : le 10 sept. 2025 entre 18h00 et 19h00

• Nombre maximum de participants : 30 (il n’y aura pas de liste d’attente).
  

  REMARQUE IMPORTANTE : Les participants devront signer une d’exonération de responsabilité.  Veuillez lire attentivement les règles.

Si vous avez des questions, contactez l’équipe de la Visite des ateliers.

Règles spécifiques à cet évènement

Veuillez lire attentivement les règles pour vous assurer que vous êtes en mesure de répondre aux exigences de participation.
Si vous avez des questions, contactez l’équipe de la Visite des ateliers.

Admissibilité et instructions

Ouvert à tous les membres en règle d’Arteast Ottawa.

Les participants doivent signer une exonération de responsabilité afin de renoncer à sa responsabilité Arteast Ottawa, de son conseil d’administration et ses bénévoles.

Le formulaire d’exonération de responsabilité de la Visite des ateliers sera envoyé automatiquement aux participants lors de la soumission du formulaire d’inscription.

Afin d’être confirmé en tant que participant à la Visites des ateliers, l’exonération de responsabilité ET les frais d’inscription doivent être reçus par Arteast dans les trois jours suivant votre inscription.

Art

Doit être un contenu original, non produit sous instruction, et les participants doivent respecter les dispositions de la Loi sur le droit d’auteur. Des reproductions (tirages, giclées, etc.) et des cartes d’art peuvent être exposées et vendues. 

Les participants doivent être préparés à démontrer leur processus artistique pendant la visite des ateliers.

Une (1) image électronique d’une (1) de vos œuvres que vous avez l’intention d’exposer lors de la visite des ateliers doit être incluse lors de votre inscription.  Veuillez-vous référer aux directives de soumissions d’images ici. 

REMARQUE IMPORTANTE:  Pour assurer la qualité de votre œuvre, veuillez la photographier sans vernis, sans cadre, sans passe-partout ou sans verre.

Arteast peut utiliser l’image d’œuvre soumise avec votre inscription pour fin de publicité sans violer la Loi sur les droits d’auteur ou autre législation.

Enseignes

Arteast attribuera à chaque atelier un minimum de quatre (4) enseignes officielles (les enseignes) de la Visite des ateliers d’oeuvres d’art d’Arteast d’Ottawa. Des enseignes supplémentaires seront disponibles pour les ateliers qui en ont besoin de plus de quatre.

Les participants doivent récupérér leurs enseignes le lundi 25 août 2025 entre 18h30 et 19h au Centre des Arts Shenkman situé au 245, boul. Centrum, Orléans (entrée à l’arrière – niveau inférieur).

Les participants doivent utiliser et installer uniquement ces enseignes.

Les participants ne doivent pas installer les enseignes avant le 2 sept. 2025.

Les participants doivent retirer leurs enseignes au plus tard en fin de journée le 9 sept. 2025.

Les participants doivent retourner/rapporter les enseignes chez Entrepôt Dymon situé au 4338 chemin Innes, Orléans, le 10 sept. 2025, entre 18h00 et 19h00.

Frais et ventes

Les frais d’inscription non remboursables de 70 $ sont payables au moment de l’inscription. Le paiement peut être effectué par virement électronique ou par PayPal.

Les participants sont responsables de traiter toutes les ventes de leurs œuvres.

Les ventes ne seront pas soumises à des frais de commission par Arteast Ottawa.

Liste des artistes participants

La Liste des artistes participants inclura le nom du participant, son adresse, son médium et un lien de réseau social tel que votre site Web (doit être sécurisé – HTTPS), page Facebook, Instagram ou autre si vous en avez.

Les participants sont responsables de l’impression et de la distribution des copies de la Liste des artistes participants créée par Arteast, si désiré.

Les participants actifs sur les réseaux sociaux sont invités à promouvoir la Visite des ateliers sur leurs plateformes respectives.

Divers

Les participants doivent être présents à tout moment pour les visiteurs pendant les heures de visite.

Les participants doivent s’assurer que leur installation est terminée et prête avant l’ouverture (samedi à 10h) de la visite.  Toutes les œuvres d’art, à l’exception des articles vendus, doivent rester exposées pendant les heures de visite.

Les participants peuvent partager leur espace studio avec un ou plusieurs membres en règles d’Arteast et ces autres membres devront également s’inscrire et défrayer les frais d’inscription.

Arteast se réserve le droit de refuser toute participation ou participation future si les directives ne sont pas suivies.

Équipe Visite des Ateliers

Lynne Alsford
Josie De Meo
Jeff Jorgensen