NOTE: La version française est disponible ci-dessous.

Arteast Awards Exhibition (AAE) 2025

Location:  St-Laurent Complex
525 Coté Street, Ottawa, ON K1K 0Z8

Exhibition dates:  from Sunday, March 16 to Wednesday, May 28, 2025

Registration period:  from Saturday, January 18 to Sunday, February 9, 2025

Drop off:  Saturday, March 15, 2025, from 9:00 to 10:00 a.m.

Jurying:  Saturday, March 15, 2025, from 10:45 a.m. to 12:45 p.m. (Evaluation Criteria – PDF)

Installation:  Saturday, March 15, 2025, from 1:30 to 4:30 p.m.

Vernissage / Award Ceremony: Sunday March 23, 2025 from 2:00 to 4:00 p.m.

Pick up of unsold artwork and hand-over of sold artwork to buyers:  Wednesday, May 28, 2025 between 6:30 to 7:30 p.m.

Eligibility and Conditions of Entry

*PLEASE READ THE COMPLETE DOCUMENT*

1. Eligibility

1.1  Open to all Arteast Ottawa members in good standing. If you are not a member, or need to renew your membership, please visit our Membership page.

1.2  Size limit for two-dimensional artwork:

• Up to 30” in width and 30” in height.
• When measuring your artwork, include the frame if applicable.
• Artworks on gallery canvas or gallery wall panel (thickness of 1.5”) do not need to be framed. However, if the canvas is not framed, the edges must be finished or taped in black or white or as may suit the piece (no naked edges).
• Artworks on studio canvas or studio wall panel (thickness less than 1.5”), must be framed.
• Artworks mounted on aluminium panels do not need to be framed and the edges do need to be finished as per other substrates.

1.3  Size limit for three-dimensional artwork: 12” (width) x 12” (depth) x 34” (height).

1.4  Maximum weight for two-dimensional artwork is no more than 20 lbs. Maximum weight for three-dimensional artwork is no more than 40 lbs.

1.5  All submissions must be original artwork and not be copies or derivatives of someone else’s paintings, photography (copyrighted or not), or other artistic work. The artwork must be solely created by the artist without guidance from an instructor(s). Artwork generated using an artificial intelligence (AI) platform is NOT permitted.

1.6  Subject matter must be suitable for viewing by the general public, including children. As per the City of Ottawa Policy, no nude will be accepted in this exhibition.

1.7  Artworks entered in previous AAE exhibitions and winning artworks of Mosaic Exhibitions are ineligible.

1.8  The AAE team reserves the right to refuse works that do not meet the above-noted criteria (subject matter, size, type of frame, hanging hardware etc.).

2. Art Submissions for the Online Registration Process

2.1  You will receive a Confirmation of Registration email upon successful submission of your online form. If you do not see your confirmation email in your inbox, please check your  spam/junk and promotion folders.  If you have not received a Confirmation of Registration email in your inbox, spam/junk, or promotions folders, it means that your form did not successfully submit because of missing form field information or not meeting form field requirements. Please contact the website administrator should you need assistance.

2.2  Each artist can submit only one artwork, in one of the seven (7) categories listed at the end of this section.

2.3  Due to limited space, the first 45 registrations will be assured of an exhibition space. A waiting list of an additional 10 participants will be accepted during the registration period. If there is available space after the first 45 registrations, we will contact the participants on the waiting list.

2.4  An electronic image of the artwork must be provided at time of registration. Please refer to the Arteast Ottawa image guidelines. The filename format must be as follows: ArtistName_ArtworkTitle.jpg (example: johnsmith_seascape.jpg).  In order for  your image to meet our requirements please ensure the following image guidelines are followed:

• Take an image of your work prior to framing it or putting it behind glass
• Ensure there are no backgrounds (i.e., rugs, walls, furniture, etc. in the image). Your image should be of your work only.
• Pictures of your work should be taken straight on (i.e., work should not be at an angle, crooked, tilted against a wall, etc.).
• Do not add a watermark to your image.

2.5  Artist statements: We invite artists to provide a short statement in each English and French (up to a total of 550 characters, including spaces) describing the artwork to help the jury as needed to better understand the purpose and/or process in the artwork. Online translation tools may be used for that purpose if the artist is not fluent in both languages.

2.6  According to Canadian law the artist retains copyright of their work. By submitting to this exhibition, the participant affords Arteast Ottawa and the City of Ottawa permission to use an image of their artwork on their website, social media, poster, and other promotional printed and digital material.

2.7  Ensure that your entries will be available during the dates of the exhibition. Substitution will not be permitted.

2.8  No changes in artwork title or price may be made from that shown on the registration form. Members wishing their titles to appear in both languages must provide the translation on the online registration form.

2.9  Works must stay in place for the duration of the exhibition. The protocol for everyone participating in this exhibition is to pick up their work at the appointed time or have someone else do it for them.

2.10  Work must be submitted in one of the following categories. Categories A to F are based on the medium rather than the substrate used to display the artwork.

A – Oil 

B – Opaque Acrylic

C – Transparent Watercolour and Water-soluble media: Water-soluble media includes:  acrylics used as a transparent medium, watercolour pencils, watercolour crayons, and also  gouache, tempera, sumi-e, ink or any combination of these.

D – Drawing and Hand-Rendered Prints: This category includes: dry and oil pastel, pen and ink,  charcoal, conté, graphite, coloured pencil, chalk, crayons and hand-rendered prints: block-prints, lino prints, mono-prints, silkscreen and stenciling, etchings and lithographies.

E – Other Media and Mixed Media: This category includes any artworks made with two or more  media/materials on a 2-D wall-mountable support surface. It also includes encaustic, weaving,  textiles and stained glass. Support surface preparation and underpainting is not considered as a  mixed media material.

F – Photography and Digital Artworks: Photography includes “classic” black and white, or colour  images obtained from films and digital cameras. Minor corrections of contrast and colours made by  the artist will be accepted. Digital artworks include computer-enhanced images from the artist’s  original photography. “Cut and paste” artwork including photo-montaged images from the artist’s  original images are also accepted. In addition, components of the image must be original and not  obtained from third-party sources, except very minor details.

G- Three-Dimensional Artworks: This category includes self-standing sculptures

3. Requirements for Drop-off and Jury Day

3.1  Artworks must be dropped off between 9:00 and 10:00 m.

3.2  Artworks must be clean and dry or they will not be accepted.

3.3  Works must be ready for hanging with the appropriate hanging hardware. Please consult Arteast’s hanging hardware guidelines on the website. The surface must be protected by glass if the medium requires protection, e.g., fragile works such as watercolours or pastels. If the  hanging hardware is noncompliant. Arteast volunteers will correct it and a fee of $10 will be charged (cash only).

3.4  The artwork must be identified on the back of the work with the name of the artist, the title and the price.

4. Fees and Sales

4.1  A non-refundable entry fee of $10 is required at the time of online registration. Payment can be made by PayPal or eTransfer.

4.2  Artworks must be for sale and sold as entered, i.e., it cannot be sold without the frame, or any other caveat.  Prices are firm and non-negotiable.

4.3  Artists who sell their works are expected to come at the pick-up day and time with appropriate wrapping material and present their artwork to the buyer.

4.4  Sales will be coordinated by Arteast Ottawa. All sales are subject to a 15% commission.

4.5  Due to lack of storage space, a late pick-up fee of $15 per day payable to Arteast Ottawa must be imposed for each artwork not picked up on time. There will be no exceptions.

5. Volunteers

5.1  Arteast Ottawa is run by volunteers and it relies on the active support of its members. As such, some of the participants will be called upon to assist with the exhibition.  Every effort will be made to accommodate your volunteer preference, however, you may be asked to take part in another activity, if needed.

5.2  Every applicant must specify an exhibition volunteer duty at the time of registration.

6. Disclaimer

6.1  The submission of artworks for AAE is at the participant’s own risk.  Arteast Ottawa and the City of Ottawa will take all due care with all artworks received during the jury process and during the exhibition, but will not be responsible for any loss or damage to artworks whatsoever, however caused, while in its custody.

6.2  Artists are responsible for arranging their own insurance for transit, jurying and the exhibition.

AAE Team

Register

You will receive a Confirmation of Registration email upon successful submission of your form.  If you do not see your confirmation email in your inbox, please check your spam/junk and promotions folders.

Please note:  If you have not received a Confirmation of Registration email in your inbox, spam/junk, or promotions folders, it means that your form did not successfully submit because of missing form field information or not meeting form field requirements.  Please contact the website administrator should you need assistance.

IMPORTANT WHEN COMPLETING YOUR REGISTRATION FORM:
When you complete your registration form and click on Submit, please scroll back up your screen to ensure there are no field error messages and to view the payment screen.  

If there is a field error message, edit your field information and click Submit again.  Ensure you scroll back up your screen once again to view the payment screen and confirm all form fields are good (will be highlighted in green).

Expo Distinctions Arteast (EDA) 2025

Endroit: Complexe St-Laurent
525 rue Coté, Ottawa, ON K1K 0Z8

Dates de l’exposition: Du dimanche, le 16 mars au mercredi, le 28 mai 2025

Période d’inscription : du samedi, le 18 janvier au dimanche, le 9 février 2025

Dépôt : samedi, le 15 mars 2025 de 9h00 à 10h00

Jury : samedi, le 15 mars 2025 de 10h45 à 12h45 (Critères d’évaluation – PDF)

Installation: samedi, le 15 mars 2025 de 13h30 à 16h30

Vernissage et remise de prix :  dimanche, le 23 mars 2025 de 14h00 à 16h00

Cueillette des oeuvres non vendues et remise des oeuvres vendues aux acheteurs: mercredi, le 28 mai 2025 entre 18h30 et 19h30

Admissibilité et conditions d’entrée

*PRIÈRE DE LIRE LE DOCUMENT AU COMPLET*

1. Admissibilité

1.1  Ouvert à tous les membres d’Arteast en règle. Si vous n’êtes pas membre ou avez besoin de renouveler votre adhésion, veuillez visiter notre page d’adhésion.

1.2  Grandeur maximale pour les œuvres d’art en deux-dimensions:

• Jusqu’à 30 po de largeur et 30 po de hauteur.
• Lorsque vous mesurez votre œuvre d’art, incluez le cadre le cas échéant.
• Les œuvres sur toile de galerie ou sur panneau mural de galerie (épaisseur de 1,5″) n’ont pas besoin d’être encadrées. Cependant, si la toile n’est pas encadrée, les bords doivent être finis ou avoir une bande en noir ou blanc ou selon les besoins de l’œuvre (aucun bords nus).
• Les œuvres d’art sur toile d’atelier ou sur panneau mural d’atelier (épaisseur inférieure à 1,5″) doivent être encadrées.
• Les œuvres montées sur des panneaux en aluminium n’ont pas besoin d’être encadrées et les bords doivent être finis comme pour les autres supports.

1.3  Les œuvres à trois dimensions sont limitées à une grandeur de 12 po (largeur) x 12 po (profondeur) x 34 po (hauteur).

1.4  Le poids pour un travail en deux dimensions ne doit pas excéder 20 lb. Le poids pour les travaux tridimensionnels ne doit pas excéder 40 lb.

1.5  Toutes les soumissions doivent être des œuvres d’art originales et ne pas être des copies ou des dérivés de peintures, photographies (protégées par droits d’auteur ou non) ou autres œuvres artistiques de quelqu’un d’autre. L’œuvre d’art doit être créée uniquement par l’artiste sans l’aide d’un ou plusieurs instructeurs. Les œuvres d’art générées à l’aide d’une plateforme d’intelligence artificielle (IA) ne sont PAS autorisées.

1.6  Le sujet doit être convenable au public en général, incluant les enfants. Conformément à la politique de la ville d’Ottawa, aucun nu ne sera accepté dans cette exposition.

1.7  Les œuvres présentées lors des Expos Distinctions Arteast précédentes et les lauréats des expositions Mosaïque ne sont pas éligibles.

1.8  L’équipe EDA peut refuser une œuvre qui ne correspond pas aux critères ci-haut mentionnés (sujet, format, encadrement, matériel de suspension, etc.).

2. Soumissions d’œuvres d’art pour le processus d’inscription en ligne

2.1  Une fois votre formulaire soumis avec succès, une  confirmation d’inscription vous sera envoyée par courriel. Veuillez bien vérifier votre dossier spam/courrier  indésirable et promotions si vous ne voyez pas votre courriel de confirmation dans votre boîte de réception. Si vous n’avez pas reçu un courriel de confirmation d’inscription, cela signifie que votre formulaire n’a pas été complété ou soumis avec succès soit en raison d’informations manquantes dans les champs de formulaire ou de non-respect des exigences des champs de formulaire. Veuillez contacter l’administrateur du site Web si vous avez besoin d’aide.

2.2  Chaque artiste ne peut soumettre qu’une seule œuvre, dans l’une des sept (7) catégories énumérées à la fin de cette section.

2.3  Etant donnée la limite d’espace, les 45 premières inscriptions seront assurées d’une espace d’exposition. Une liste d’attente de 10 autres participants sera acceptée pendant la période d’inscription. S’il y a de l’espace disponible après les 45 premières inscriptions, nous contacterons les participants sur la liste d’attente.

2.4  Une photo électronique de l’œuvre doit être fournie au moment de l’inscription. Veuillez-vous référer aux directives de photos d’Arteast Ottawa.  Le titre du fichier doit être formulé comme suit : Nomdel’artiste_Titredel’oeuvre.jpg (exemple : johndupuis_borddeleau.jpg). Afin que votre photo réponde à nos exigences, veuillez vous assurer que les critères suivants sont respectés :

• Prenez une photo de votre œuvre avant de l’encadrer ou de la mettre derrière une vitre.
• Assurez-vous qu’il n’y a pas d’arrière-plan dans la photo (c’est-à-dire des tapis, des murs, des meubles, etc.). Votre image ne doit être que de votre œuvre.
• Les photos de votre œuvre doivent être prises directement (c’est-à-dire que l’œuvre ne doit pas être en biais, de travers, incliné contre un mur, etc.).
• Le côté le plus long (horizontal ou vertical) de la photo doit être de 1200 px. Si vous avez besoin d’aide pour dimensionner votre image, veuillez contacter les administrateurs Web.
• N’ajoutez pas de filigrane à votre photo.

2.5  Énoncés d’artiste:  Nous invitons les artistes à fournir un court énoncé en anglais et en français (jusqu’à un maximum de 550 caractères, incluant les espaces) décrivant l’œuvre d’art. Au besoin, l’énoncé  pourra aider le jury à comprendre le but et/ou le processus du  travail artistique.  Les outils de traduction en ligne peuvent être utilisés si l’artiste n’est pas bilingue.

2.6  Selon la loi canadienne, l’artiste conserve le droit d’auteur sur son œuvre. En soumettant pour cette exposition, le participant autorise Arteast et la Ville d’Ottawa à utiliser une photo de leur œuvre sur leurs sites Web, leurs médias sociaux, leurs affiches et d’autres supports promotionnels imprimés et numériques.

2.7  Assurez-vous que vos œuvres soient disponibles durant les dates de l’exposition. Les substitutions d’œuvre ne sont pas permises.

2.8  Aucun changement au titre et/ou au prix soumis sur le formulaire d’inscription ne sera  permis. Les membres qui désirent que leur titre soit dans les deux langues doivent fournir la traduction sur le formulaire d’inscription en ligne.

2.9  Les œuvres doivent demeurer en place pour la durée de l’exposition.  Le protocole pour tous est le respect des échéances pour la livraison et la récupération des œuvres selon l’horaire prévu sinon, veuillez déléguer une personne qui le fera pour vous.

2.10 Les œuvres doivent être soumises dans une des catégories suivantes. Les catégories A à F sont basées sur le médium plutôt que le support utilisé pour présenter l’œuvre.

A – Huile

B – Acrylique opaque

C – Aquarelle transparente et Médium soluble dans l’eau: Les médiums solubles dans l’eau  comprennent : les acryliques utilisées comme médium transparent, les crayons aquarelles, ainsi que  la gouache, la détrempe, l’encre ou toutes combinaisons de ceux-ci.

D – Dessin et estampe : Cette catégorie comprend : pastel sec ou huile, plume et encre, fusain, conté,  graphite, crayon de couleur et de cire, craie et étampes tirées à la main, telles que, les impressions sur  bloc et sur linoléum, et les monotypes, sérigraphie, gravure, pochoir et lithographie.

E – Autres médiums et technique mixte : Cette catégorie comprend toutes les œuvres d’art faites  avec plusieurs médiums ou matériaux sur une surface 2-D avec soutien mural comprenant également  l’encaustique, le tissage, le textile et le vitrail. La préparation de la surface et/ou sous-peinture n’est pas  considérée comme étant un matériel de technique mixte.

F – Photographie et Art numérique : Photographie comprend la photo classique blanc et noir ou en couleur  obtenue à partir d’un film et d’appareil photo numérique. Des corrections mineures de contraste et de couleurs  faites par l’artiste seront acceptées. Art numérique : Cette catégorie comprend des images améliorées à  l’ordinateur à partir de photographies originales de l’artiste. Les œuvres “couper-coller” créées à partir  d’images originales de l’artiste sont également acceptées. En outre, les composants des images doivent être  originaux et ne pas provenir de sources tierces sauf pour des détails très mineurs.

G – Œuvre tridimensionnelle : Cette catégorie comprend des sculptures et installations autoportantes.

3. Exigences pour le jour du dépôt des oeuvres et du jury 

3.1  Les œuvres doivent être déposées entre 9h et 10h.

3.2  Les œuvres doivent être propres et sèches, sinon elles seront refusées.

3.3  Les œuvres doivent être prêtes à être accrochées avec le matériel de suspension approprié. Veuillez consulter les directives sur le matériel de suspension d’Arteast sur le site Web. La surface doit être protégée par du verre si ce médium nécessite une protection, par exemple des œuvres fragiles comme des aquarelles ou des pastels. Si le matériel d’accrochage n’est pas conforme, les bénévoles d’Arteast le corrigeront et des frais de 10$ seront facturés(argent comptant seulement).

3.4  L’œuvre doit être identifiée à l’endos avec le nom de l’artiste, le titre et le prix.

4. Frais et ventes

4.1  Des frais d’inscription non remboursables de 10 $ sont requis au moment de l’inscription en ligne. Le paiement peut être effectué par PayPal ou par virement électronique.

4.2  Les œuvres doivent être à vendre et vendues telles que présentées (exemple, ne peuvent pas être vendues sans  le cadre ou toute autre condition). Les prix sont fermes et non négociables.

4.3  Les artistes qui vendent leurs œuvres doivent se présenter à la collecte avec un emballage approprié pour présenter leur œuvre à  l’acheteur.

4.4  Les ventes seront gérées par Arteast. Toutes les ventes sont soumises à une commission de 15%.

4.5  Il est impossible d’entreposer les œuvres d’art, faute d’espace, alors il s’avère nécessaire d’imposer une amende de 15 $ par jour, payable à Arteast pour chaque œuvre qui n’est pas récupérée à temps.  Aucune exception ne sera faite.

5. Bénévoles

5.1  Arteast est dirigée par un groupe de bénévoles qui dépend de l’implication active de ses membres.  Le comité fera appel à certains participant(e)s pour aider avec l’exposition. Nous ferons notre possible pour accommoder votre choix d’activité bénévole mais il se pourrait que nous vous demandions de faire une autre tâche.

5.2  Le formulaire d’inscription en ligne, dûment complété, doit inclure votre choix de bénévolat lors de l’exposition.

6. Exclusion de responsabilité

6.1  La soumission d’œuvres d’art pour EDA se fait aux risques et périls du participant. Arteast Ottawa et la Ville d’Ottawa prendront toutes les précautions raisonnables pendant le processus du jury et pendant l’exposition, mais ne seront tenus responsables d’aucune perte ou dommage aux œuvres d’art, quelle qu’en soit la cause, pendant qu’elles sont sous sa garde.

6.2  Les artistes sont responsables de souscrire leur propre assurance pour le transport, le jury et l’exposition.

L’équipe EDA

Vous avez des questions sur l’EDA ? Contactez l’EDA ici.

S’Inscrire

Une fois votre formulaire soumis avec succès, une confirmation d’inscription vous sera envoyée par courriel.  Veuillez bien vérifier votre dossier spam/courrier indésirable et promotions si vous ne voyez pas votre courriel de confirmation dans votre boîte de réception.

Remarque: Si vous n’avez pas reçu un courriel de confirmation d’inscription, cela signifie que votre formulaire n’a pas été complété ou soumis avec succès soit en raison d’informations manquantes dans les champs de formulaire ou de non-respect des exigences des champs de formulaire. Veuillez contacter l’administrateur du site Web si vous avez besoin d’aide.

IMPORTANT LORSQUE VOUS REMPLISSEZ VOTRE FORMULAIRE D’INSCRIPTION :