Code of Conduct

Note: la version française est disponible ci-dessous

(Effective July 2020)

Arteast Ottawa is a highly active not-for-profit visual arts organization in Eastern Ontario.  Our goals are to provide an organization through which:

• Our members may develop their abilities and interest in the visual arts
• Foster the growth of visual arts, and
• Contribute to the cultural development in Ottawa and the surrounding regions

Participation in Arteast Ottawa membership, its activities and events constitutes your acceptance of the Code of Conduct.

Purpose:

The purpose of the Arteast Ottawa Code of Conduct is to ensure a safe and inclusive environment, as defined by the Canadian Human Rights Act, that will ensure its members and guests will be treated with respect and dignity always.  All members and guests are expected to conduct themselves in a manner consistent with these values.

Who the Code of Conduct Applies To:

The Code of Conduct applies to all Arteast Ottawa members, volunteers and guests who contribute to, and participate in, the normal course of Arteast Ottawa business, activities, events, exhibits, workshops, meetings, associated social media engagement and community outreach programs.

Responsibilities Under the Code of Conduct:

1.  Anti-Discrimination and Anti-Violence

Arteast Ottawa undertakes its activities in alignment with the Ontario Human Rights Code, providing its members, volunteers and guests with a safe environment that is free of discrimination and harassment.  Regardless of gender identity, marital status, nation or ethnic origin, race, gender, sexual orientation, disability or economic status, every individual has the right to be treated fairly and reasonably.

Members, volunteers and guests are always expected to behave in a considerate manner.  Behaviour which is not considerate, may constitute abuse or harassment such as:

• Written, verbal or physical abuse;
• Demeaning comments, criticism, unwelcome jokes or innuendo;
• Unwelcome physical contact or physical assault;
• Sexual assault, unwelcome advances, proposition or innuendo;
• Written, verbal or physical threats;
• Retaliatory responses to reported discrimination or harassment;
• Behaviour that may indirectly create a negative or hostile environment

2.  Use of Creative and Artistic Works of Art

As a visual arts organization, Arteast Ottawa must ensure that the Copyright Act of Canada, which governs legally enforceable rights to creative and artistic works, be adhered to.  The following rights must be applied:

• If a member wishes to use another member’s work in conjunction with their own, or that of Arteast Ottawa, they must obtain written permission from the member prior to doing so;
• The sharing of a member’s work through social media, electronic or print media must not be done without their written permission;
• No member’s work may be edited, cropped or manipulated in any manner where the image is altered and no longer represents the member’s original intent;
• Always ensure that full ownership credit is given to the member whose work was authorized for use.

Members must be respectful in their representation of another member’s work and not engage in malicious or derogatory comments that may affect the individual in a negative manner.

3.  Use of Public and Private Facilities

Arteast Ottawa uses many different libraries, art galleries and public facilities to conduct its activities and community outreach programs.  Members, volunteers and guests of Arteast Ottawa must respect the use of these facilities.  Wilful damage to the facilities, or to the work of members, is prohibited. 

4.  Bylaws, Policies, Rules and Regulations

Members and guests must comply with the Bylaws, policies, rules and regulations of Arteast Ottawa at all times.

Arteast Ottawa reserves the right to amend its Bylaws, policies, rules and regulations as required, and allowed, under governing legislation.

5.  Transparency

Arteast Ottawa recognizes the importance of transparency to its members, volunteers and the public.  The organization is committed to ensuring accountability for its reporting, governance, communications and community engagement.

6.  Use of Electronic Devices

Members and guests are required to turn off, or silence, their electronic devices while attending formal Arteast Ottawa presentations or meetings to prevent disruptions.

7.  Legislative Requirements

Arteast Ottawa has a legal obligation to ensure compliance with all municipal bylaws, provincial and/or federal laws as it pertains to not-for-profit corporations, financial reporting, privacy, anti-spam, City of Ottawa grants and use of facilities.  Legislative requirements will prevail in all activities of the organization.

8.  Reporting Code of Conduct Violations

Members, volunteers and guests must report any violations of the Code of Conduct as quickly as possible to the President of Arteast Ottawa.  This can be done in person or in writing.  All incidents will be treated with confidentiality and without the fear of reprisal.

9.  Resolving Code of Conduct Violations

The Board will always seek to resolve violations of the Code of Conduct in a quick, positive and productive manner. If appropriate, the Board will help to facilitate conflict resolution between individuals.  Where serious violations occur, the Board reserves the right to revoke memberships, have individuals removed from the premises or report the incident to authorities.

Additional Volunteer Responsibilities:

As representatives of Arteast Ottawa activities, volunteers have additional obligations under the Code of Conduct as follows:

• Must understand the nature of their role and responsibilities within the organization;
• Must respect and follow the requirements, rules and established practices as directed by the Board;
• Must always act in the best interest of the organization without malicious or wilful intent towards any member, guest, or organization;
• Must ensure that their interactions with members, guests, and fellow volunteers are conducted in a manner of fairness, tolerance, patience, and with respect for individual differences;
• Must agree not to disclose any information (i.e. membership, personal financial, etc.) acquired while volunteering to any individuals or organizations without the express direction of the Board;
• Must avoid conflict of interest where personal gain is directly associated with Arteast business activities.  In the event of actual or perceived conflict, volunteers must report such situations immediately to the Board;
• Must report to the authorities any situation that may arise where the safety of members, guests or themselves is in question or may cause harm.

Should you have any questions about the Code of Conduct, please contact the President, Arteast Ottawa.

Code de conduite

(En vigueur à compter de juillet 2020)

Arteast Ottawa est un organisme très actif d’arts visuels sans but lucratif dans l’est de l’Ontario.  Nos objectifs sont de fournir une organisation à travers laquelle:

• Nos membres peuvent développer leurs aptitudes et entretenir leurs intérêts pour les arts visuels;
• Favoriser la croissance des arts visuels, et
• Contribuer au développement culturel à Ottawa et dans les régions environnantes.

Votre participation avec Arteast Ottawa, ses activités et ses événements constitue votre acceptation du Code de conduite.

OBJECTIF:

L’objectif du Code de conduite d’Arteast Ottawa est d’assurer un environnement sécuritaire et inclusif, tel que définie dans la Loi canadienne sur les droits de la personne, afin de veiller à ce que ses membres et ses invités soient toujours traités avec le respect et la dignité. On s’attend à ce que ces derniers se conduisent d’une manière conforme à ces valeurs.

QUI EST ASSUJETTI AU CODE ET DANS QUELLES CIRCONSTANCES CELUI-CI S’APPLIQUE-T-IL?

Le code de conduite s’applique à tous les membres, bénévoles et invités d’Arteast Ottawa qui contribuent et participent aux activités, aux événements, aux expositions, aux ateliers, aux réunions, aux engagements des médias sociaux et aux programmes de sensibilisation communautaire.

RESPONSABILITÉS EN VERTU DU CODE DE CONDUITE:

1. Anti-discrimination et antiviolence

Arteast Ottawa exerce ses activités conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario, offrant à ses membres, bénévoles et invités un environnement sécuritaire, libre de discrimination et de harcèlement.  Tout individu a le droit d’être traité de manière équitable et raisonnable quels que soient l’identité de genre, de l’état matrimonial, de la nation ou de l’origine ethnique, de la race, du sexe, de l’orientation sexuelle, du handicap ou de la situation économique.

On s’attend toujours à ce que les membres, les bénévoles et les invités se comportent de manière respectueuse. Un comportement fautif tel que décrit ci-dessous est susceptible de constituer du harcèlement ou de l’abus :

• Violence physique, verbale ou écrite;
• Commentaires désobligeants, critiques, plaisanteries malvenues, insinuations grossières;
• Contact physique importun ou agression physique;
• Agression sexuelle, avances, proposition ou insinuation importunes
• Menaces écrites, verbales ou physiques;
• Représailles contre quiconque ayant dénoncé une discrimination ou un harcèlement, et
• Comportement pouvant créer indirectement un environnement hostile ou négatif

2. Utilisation d’œuvres d’art créatives et artistiques

En tant qu’organisme d’arts visuels, Arteast Ottawa vise à garantir que la Loi sur le droit d’auteur du Canada, qui régit les droits juridiquement exécutoires sur les œuvres créatives et artistiques, soit respectée. Les droits suivants doivent être appliqués :

• Si un membre souhaite utiliser le travail réalisé d’un autre membre ou celui d’Arteast Ottawa conjointement au sien, il doit au préalable obtenir une permission écrite de la part du membre ou d’Arteast Ottawa;
• Le partage du travail des membres au travers des médias sociaux, des médias électroniques ou des médias imprimés ne doit pas se faire sans avoir obtenu au préalable leur autorisation écrite;
• En aucun cas, le travail d’un membre ne peut être modifié, recadré ou manipulé. Lorsque l’image est modifiée elle ne représente plus l’intention initiale du membre;
• Veuillez-vous assurer que l’entière propriété des droits, pour un usage autorisé, soit toujours attribuée au membre; et
• Les membres doivent être respectueux dans leur représentation du travail d’autrui et de ne pas faire des commentaires malveillants ou désobligeants susceptibles d’affecter de manière négative une autre personne.

3. Utilisation des établissements publics et privés

Arteast Ottawa utilise plusieurs bibliothèques, galeries d’art et établissements publics pour mener ses activités et ses programmes d’approche communautaire.  Les membres, les bénévoles et les invités d’Arteast Ottawa doivent respecter l’utilisation de ces établissements.  L’endommagement du bien d’autrui ainsi que les dommages causés par malveillance ou négligence dans ces établissements sont interdits.

4. Les Statuts et règlements, règles, et les politiques

Les membres et invités doivent se conformer en tout temps aux Statuts et règlements, aux règles et aux politiques d’Arteast Ottawa. Arteast Ottawa se réserve le droit de modifier ses statuts et règlements, ses règles et ses politiques au besoin et en vertu de la législation qui la régit.

5. Transparence

Arteast Ottawa reconnaît l’importance de la transparence pour ses membres, ses bénévoles et le public.  L’organisation s‘engage à assurer la responsabilité de rendre compte de ses activités, de sa gouvernance, de ses communications et de son engagement communautaire.

6. Utilisation de dispositifs électroniques

Afin de prévenir des interruptions lors de présentation ou de réunion officielle d’Arteast Ottawa, les membres et les invités sont priés d’éteindre ou de mettre en sourdine leurs dispositifs électroniques.

7. Exigences législatives

Arteast Ottawa a l’obligation qui leur incombe d’assurer le respect de tous les règlements municipaux, des lois provinciales et/ou fédérales en ce qui concerne les sociétés à but non lucratif, les rapports financiers, la confidentialité, l’antipourriel, les subventions de la Ville d’Ottawa et l’utilisation de ces établissements. Les exigences législatives prévaudront dans toutes les activités de l’organisation.

8. Signalement des violations au Code de conduite

Les membres, les bénévoles et les invités doivent signaler, dès que possible, au président d’Arteast Ottawa, toute violation du Code de conduite.  Ceci peut se faire par vive-voix ou par écrit. Tous les incidents seront traités de manière confidentielle et sans crainte de représailles.

9. Résolution des violations au Code de conduite

Le Conseil cherchera toujours à résoudre les cas de violations au Code de conduite de manière rapide, positive et constructive.  Dans le cas échéant, le Conseil facilitera la résolution des conflits entre les membres.  Dans les cas où il y aurait des violations graves, le Conseil se réserve le droit de révoquer les adhésions, de retirer les personnes des lieux ou de signaler l’incident aux autorités.

RESPONSABILITÉS SUPPLÉMENTAIRES DES BÉNÉVOLES:

En tant que représentants des activités d’Arteast Ottawa, les bénévoles ont des obligations supplémentaires suivantes au terme du Code de conduite :

• Doivent comprendre leur rôle et leur responsabilité au sein de l’organisation;
• Doivent respecter et suivre les exigences, les règles et les pratiques établies par le Conseil;
• Doivent toujours agir dans le meilleur intérêt de l’organisation sans intention malveillante ou délibérée envers un membre, un invité ou une organisation;
• Doivent veiller à ce que leurs interactions avec les membres, les invités et les collègues bénévoles se déroulent dans l’impartialité, la tolérance, la patience et dans le respect des différences personnelles;
• Doivent accepter de ne pas divulguer aucune information (p. ex. l’adhésion, les situations financières personnelles, etc.) acquise lors du volontariat à des personnes ou des organisations sans le consentement et directive du Conseil;
• Doivent éviter les conflits d’intérêts lorsque le gain personnel est directement lié aux activités commerciales d’Arteast. S’il existe un conflit réel ou perçu, les bénévoles doivent signaler de telles situations sans délais au Conseil; et
• Doivent signaler aux autorités toute situation qui pourrait causer un préjudice aux membres, aux invités ou à eux-mêmes.

Pour tout renseignement supplémentaire à propos du Code de conduite, veuillez-vous adresser au président d’Arteast Ottawa.